Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die technische Bereitstellung dieser Webseite:

2. Rollen — wer verarbeitet welche Daten?

Dieses Angebot ist ein technisches Werkzeug für den Datenaustausch zwischen einem Arbeitgeber und einem neuen Mitarbeiter im Zuge der Lohnabrechnung. Zum besseren Verständnis der Rollen:

Bella.tax (Betreiber der Webseite)

Wir stellen die technische Infrastruktur zur Verfügung. Wir sind Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO für die Formulardaten, die auf unserem Server (bei ALL-INKL.COM in Deutschland) kurzzeitig durchlaufen. Wir speichern keine ausgefüllten Fragebogen-Inhalte dauerhaft und verarbeiten sie ausschließlich zum technischen Zweck der Übermittlung.

Arbeitgeber (der den Fragebogen erstellt)

Der Arbeitgeber ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Personaldaten seines künftigen Mitarbeiters. Er entscheidet über Zweck und Mittel der Verarbeitung (Lohnabrechnung). Er ist auch verpflichtet, dem Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Informationen nach Art. 13 DSGVO zu geben.

Steuerberater (optional CC-Empfänger)

Wenn der Arbeitgeber einen Steuerberater als CC-Empfänger einträgt, ist dieser eigenständiger Verantwortlicher bzw. Auftragsverarbeiter im Verhältnis zum Arbeitgeber (je nach Mandats- gestaltung). Bella.tax hat mit diesem externen Steuerberater keine Rechtsbeziehung.

Hinweis: Für den regulären Einsatz durch Arbeitgeber empfehlen wir, mit uns eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Ein Muster stellen wir auf Anfrage unter matthias@bella.tax zur Verfügung.

3. Hosting & Server-Logs

Die Webseite wird gehostet bei ALL-INKL.COM (Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland). Server-Standort: Deutschland. AVV nach Art. 28 DSGVO zwischen Bella.tax und ALL-INKL.COM liegt vor.

Der Hoster erfasst bei jedem Aufruf technische Log-Daten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge. Zweck: technische Bereitstellung und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis zu 7 Tage, danach automatische Löschung.

4. Fragebogen erstellen (Arbeitgeber)

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Fragebogen erstellen, verarbeiten wir:

• Firmenname (Pflicht) und Ansprechpartner (optional);
• Ihre E-Mail-Adresse (Pflicht) — für die spätere Zustellung des ausgefüllten Fragebogens;
• Optional: E-Mail-Adresse Ihres Steuerberaters — für einen CC-Versand;
• Optional: Name und E-Mail des Mitarbeiters — wenn Sie eine direkte Zustellung des Links per E-Mail wünschen;
• Gewählte Vorlage (Arbeitnehmer, Minijob, Auszubildende), Sprache.

Zweck: Erzeugung eines individuellen Fragebogen-Links und Versand entsprechender E-Mails.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Erfüllung einer Nutzungsbeziehung).
Speicherdauer: Die Angaben werden für die Gültigkeitsdauer des Links (Standard 30 Tage) in der Datenbank gespeichert und danach automatisch gelöscht bzw. anonymisiert.

Spam-Schutz: Wir setzen ein Honeypot-Feld ein (unsichtbar für Menschen), eine Rate-Limitierung pro IP (max. 3 Anfragen/Minute, max. 30 Anfragen/Tag) und speichern zur Erkennung nur einen kryptografischen Hash (SHA-256) Ihrer IP-Adresse zusammen mit dem User-Agent.

5. Fragebogen ausfüllen (Mitarbeiter)

Wenn ein Mitarbeiter den Fragebogen ausfüllt, verarbeiten wir die von ihm angegebenen Daten (Personaldaten, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, ggf. Angaben zur Konfession oder Behinderung usw.). Diese Daten werden von uns NICHT dauerhaft gespeichert — sie werden nach dem Absenden nur:

1. kurzzeitig im Server-Speicher zur Übermittlung verarbeitet,
2. unmittelbar per E-Mail an den Arbeitgeber (und ggf. Steuerberater) versendet,
3. der Link wird als „verbraucht" markiert und für weitere Aufrufe gesperrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen im Rahmen der Anstellung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Pflichten des Arbeitgebers nach StGB, EStG, SGB IV, LStDV).

Angaben zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Konfession, Grad der Behinderung, ggf. Gesundheitsdaten) werden auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG verarbeitet, soweit sie für die ordnungsgemäße Lohnabrechnung erforderlich sind.

Verantwortlich für diese Daten ist der Arbeitgeber, der den Fragebogen erstellt hat — nicht Bella.tax. Bella.tax ist lediglich technischer Auftragsverarbeiter.

6. Übermittlung an Steuerberater

Wenn der Arbeitgeber bei der Erstellung des Fragebogens eine Steuerberater-E-Mail-Adresse angegeben hat, wird der ausgefüllte Fragebogen als CC an diese Adresse gesendet. Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Weitergabe im Rahmen des Mandatsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und dessen Steuerberater).

Der Arbeitgeber ist verantwortlich dafür, dass eine gültige Beauftragung oder ein Mandatsverhältnis mit dem angegebenen Steuerberater besteht.

7. Speicherdauer im Überblick

• Server-Logs des Hosters: bis zu 7 Tage;
• Link-Metadaten in der Datenbank (Token, Firma, Ablaufdatum, Status): 30 Tage ab Erstellung, danach automatische Löschung;
• Ausgefüllter Fragebogen-Inhalt: wird überhaupt nicht in unserer Datenbank gespeichert, sondern nur per E-Mail zugestellt und dabei kurzzeitig im Server-Speicher verarbeitet;
• Spam-Schutz-Daten (IP-Hash): maximal 24 Stunden.

8. Externe Anbieter

Dieses Angebot verwendet keine externen Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste. Keine Google Analytics, kein Meta-Pixel, kein LinkedIn-Insight, keine Cookie-Banner-Dienste, keine Content-Delivery-Networks, keine externen Formular-Dienste.

Verwendet werden ausschließlich:

• ALL-INKL.COM (Hosting-Anbieter, Deutschland, siehe Ziffer 3);
• Optional beim Fragebogen-Ausfüllen: keine externen Anbieter.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an matthias@bella.tax.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: