Neuer Mitarbeiter?
Personalfragebogen digital.
Digital ausfüllen statt Papier. Für den Arbeitgeber in zwei Minuten erstellt, für den Mitarbeiter in fünf Minuten ausgefüllt. Am Ende bekommen Sie eine E-Mail mit CSV-Datei, die sich direkt in DATEV Lohn+Gehalt oder LODAS importieren lässt.
Ein Service der Steuerberatung Matthias Bella, Dormagen-Delhoven. Hosting in Deutschland.
So funktioniert das.
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01
Arbeitgeber startet
Firma und E-Mail eintragen, optional Steuerberater ergänzen, Vorlage wählen (Arbeitnehmer, Minijob oder Ausbildung). Kein Konto, keine Registrierung.
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02
Link an den Mitarbeiter
Der persönliche Link wird sofort erzeugt. Sie können ihn direkt vom System per E-Mail an den Mitarbeiter senden oder selbst weiterleiten.
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03
Mitarbeiter füllt aus
Am Smartphone, Tablet oder Rechner. Wählbar zwischen Deutsch, Englisch, Ukrainisch und Russisch. Wizard mit sechs Schritten, Datenschutz-Einwilligung, PDF-Kopie zum Speichern.
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04
E-Mail mit CSV
Der Arbeitgeber und wahlweise der Steuerberater bekommen alle Angaben per E-Mail. Im Anhang: DATEV-CSV zum direkten Import. Fertig.
Der Mitarbeiter versteht, was er unterschreibt.
Ein Personalfragebogen ist kein Formular unter vielen. Der Mitarbeiter macht darin Angaben zu Steuer-ID, Sozialversicherung und, beim Minijob, zur Rentenversicherungspflicht. Wer nicht versteht, was er ankreuzt, kreuzt falsch an, und der Fehler landet in Ihrer Lohnabrechnung. Deshalb gibt es den Fragebogen hier in vier Sprachen, mit allen Erklärungen, nicht nur den Feldnamen.
Employee data form in English
Für internationale Teams und englischsprachige Neuzugänge. Erklärt zusätzlich die deutschen Begriffe, die auf der Lohnabrechnung auftauchen.
Zur englischen Fassung →Кадрова анкета українською
Für ukrainische Mitarbeitende, mit den Punkten, die bei Aufenthaltstitel und Steuer-ID regelmäßig hängen bleiben.
Zur ukrainischen Fassung →Кадровая анкета на русском
Für russischsprachige Mitarbeitende, unabhängig vom Herkunftsland. Gleiche Felder, gleiche CSV, deutsche Personalakte.
Zur russischen Fassung →Was bei Ihnen ankommt, bleibt deutsch
Egal welche Sprache der Mitarbeiter wählt: Sie bekommen die deutsche Fassung für die Personalakte und eine deutsche CSV für DATEV. Bei kyrillischen Namen wird zusätzlich die lateinische Schreibweise aus dem Pass abgefragt, sonst scheitert der Import.
Hintergrund im Blog →Passend zur Beschäftigungsart.
Ein Minijobber muss andere Angaben machen als ein Auszubildender. Statt einem Formular für alles gibt es drei Vorlagen, die jeweils nur das abfragen, was für die Abrechnung wirklich gebraucht wird.
Arbeitnehmer
Vollzeit, Teilzeit, befristet oder unbefristet. Der Standardfall mit Steuerklasse, Sozialversicherung und Bankverbindung.
Was abgefragt wird →Minijob und kurzfristig
Mit dem Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, digital unterschrieben.
Was abgefragt wird →Auszubildende
Mit Ausbildungsberuf, Beginn und Ende der Ausbildung sowie den Besonderheiten bei minderjährigen Azubis.
Was abgefragt wird →Neuen Personalfragebogen erstellen.
Sie sind Arbeitgeber und stellen einen neuen Mitarbeiter ein. Sie möchten die Personaldaten digital erfassen. Dann hier entlang:
FAQ.
Was ist ein Personalfragebogen?
Der Personalfragebogen erfasst die Angaben, die für die Lohnabrechnung eines neuen Mitarbeiters gebraucht werden: persönliche Daten, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession, Bankverbindung und Angaben zu Kindern. Einen amtlichen Vordruck dafür gibt es nicht, die Felder ergeben sich aus dem, was Lohnprogramm und Sozialversicherungsträger verlangen. Der digitale Personalfragebogen ersetzt das Papierformular durch einen Fragebogen im Browser, den der Mitarbeiter am Smartphone, Tablet oder Rechner ausfüllt.
Ist das wirklich kostenlos?
Ja. Es gibt keine versteckten Kosten, keine Werbung und kein Abo.
Muss ich mich registrieren?
Nein. Es wird kein Benutzerkonto angelegt. Sie geben bei jedem neuen Fragebogen Ihre Firmendaten kurz ein. Vorteil: keine Passwort-Verwaltung, kein Login, keine Datenbank-Historie über Sie.
Wo werden die Daten gespeichert?
Ausschließlich auf einem deutschen Server bei ALL-INKL.COM in Friedersdorf. Die Formulardaten selbst bleiben nicht dauerhaft in der Datenbank. Gespeichert werden nur die Angaben zum Link selbst: Token, Firmenname, die E-Mail-Adressen für die Zustellung, gewählte Vorlage, Ablaufdatum und Status. Nach dem Absenden erhalten Sie die Formulardaten per E-Mail; danach liegen sie nicht mehr auf dem Server.
Wie lange ist der Link gültig?
Standardmäßig 30 Tage. Das reicht dem Mitarbeiter, um den Fragebogen in Ruhe auszufüllen. Der Link kann nur einmal verwendet werden. Nach dem Absenden ist er sofort ungültig.
Was passiert nach dem Absenden?
Die Antworten des Mitarbeiters gehen per E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse. Im Anhang liegt eine DATEV-CSV zum direkten Import in Lohn+Gehalt oder LODAS. Haben Sie einen Steuerberater angegeben, bekommt er automatisch eine Kopie.
Kann der Mitarbeiter ein PDF speichern?
Ja. Nach dem Absenden gibt es einen Button „Als PDF drucken oder speichern“. Der Mitarbeiter kann so eine eigene Kopie für seine Unterlagen anlegen.
Welche Beschäftigungsarten sind unterstützt?
Arbeitnehmer (Vollzeit, Teilzeit, unbefristet, befristet), Minijob und Kurzfristig (geringfügig Beschäftigte) sowie Auszubildende. Die Vorlagen entsprechen den offiziellen DATEV-Personalfragebögen.
Welche Sprachen sind verfügbar?
Deutsch, Englisch, Ukrainisch und Russisch. Der Mitarbeiter kann während des Ausfüllens jederzeit zwischen den Sprachen umschalten.
Wer betreibt das Tool?
Die Steuerberatung Matthias Bella (Bella.tax) mit Sitz in Dormagen-Delhoven. Impressum und Datenschutzerklärung siehe Links unten.
Ich habe eine Frage oder brauche Hilfe.
Kein Problem. Schreiben Sie an matthias@bella.tax. Antwort kommt abends oder am Wochenende.
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