Personalfragebogen auf Ukrainisch und Russisch: was der Arbeitgeber wissen muss

Viele Betriebe stellen aktuell ukrainische oder russischsprachige Mitarbeiter ein, gerade in Gastronomie, Pflege und Handwerk. Der Fragebogen sollte in Muttersprache angeboten werden, DATEV und die Personalakte bleiben aber deutsch. Wie sich beides zusammenbringen lässt.

Warum die Muttersprache im Fragebogen wichtig ist

Ein Personalfragebogen ist kein Freitext, sondern ein rechtlich relevantes Dokument. Der Mitarbeiter unterschreibt Angaben zur Steuer-ID, Sozialversicherung und, beim Minijob, zur Rentenversicherung. Wer nicht versteht, was er ankreuzt, kann kaum wirksam einwilligen. Fehlende Sprachkenntnisse führen dann zu falschen Angaben, zurückgezogenen Anträgen oder nachträglichem Ärger mit der Minijob-Zentrale.

Aus praktischer Sicht: fast alle ukrainisch- oder russischsprachigen Neuzugänge, die ich sehe, verstehen einige Brocken Deutsch, aber nicht genug für „Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI". Wenn der Fragebogen in der Muttersprache vorliegt, wird er ausgefüllt und nicht mit einem „Sorry, verstehe nicht" zurückgeschickt.

Was auf Deutsch bleiben muss

So wichtig die Muttersprache am Bildschirm ist, so klar ist die andere Seite: Personalakte und Lohnabrechnung bleiben deutsch. Das hat drei Gründe.

Erstens: die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt erwarten deutsche Formulare. Ein Minijob-Antrag auf Ukrainisch geht bei der Minijob-Zentrale nicht durch. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Unterlagen auf Deutsch vorliegen, sonst wird eine beglaubigte Übersetzung verlangt.

Zweitens: die Lohnabrechnung passiert in DATEV oder einem ähnlichen System, das ausschließlich deutsche Feldnamen kennt. Sozialversicherungsschlüssel, Steuerklassen, Kirchensteuermerkmale sind deutsche Codes.

Drittens: der Arbeitgeber oder Personalverantwortliche muss die Angaben prüfen können. Wenn im Personalfragebogen „Пенсійне страхування" steht, weiß nicht jeder in der Personalabteilung, dass damit die Rentenversicherung gemeint ist.

Der zweisprachige Ansatz

Die praxistaugliche Lösung ist zweigleisig:

• Der Mitarbeiter füllt den Fragebogen in seiner Sprache aus, mit allen Erklärungen und Feldbezeichnungen auf Ukrainisch oder Russisch.
• Nach dem Absenden bekommt der Arbeitgeber zwei Dokumente per Mail: eine deutsche Zusammenfassung für die Personalakte und eine Kopie in der gewählten Sprache für den Mitarbeiter selbst.
• Die CSV für den DATEV-Import bleibt in jedem Fall deutsch, mit transliteriertem Namen (Кулик wird zu „Kulyk") und deutschen Feldwerten.

Damit hat jede Seite, was sie braucht: der Mitarbeiter versteht, was er unterschreibt. Der Arbeitgeber legt die deutsche Fassung ab. Die Lohnabrechnung läuft mit deutschen Codes.

Sonderfall Ukrainer mit Fluchthintergrund

Ukrainische Kriegsflüchtlinge haben seit März 2022 einen vereinfachten Zugang zum Arbeitsmarkt (§ 24 AufenthG). Für die Lohnabrechnung sind zwei Punkte relevant, die im Fragebogen erfasst werden sollten:

• Aufenthaltstitel und dessen Gültigkeit (der Arbeitgeber muss den Aufenthaltstitel prüfen und kopieren, nicht der Fragebogen selbst, aber das Datum sollte notiert sein).
• Steuer-ID. Wer nach der Ankunft in Deutschland eine gemeldet ist, bekommt automatisch eine Steuer-ID zugeschickt. Ohne diese läuft die Lohnabrechnung mit Steuerklasse VI und damit hohem Steuerabzug. Der Fragebogen sollte einen Hinweis enthalten, dass die Steuer-ID erforderlich ist und wo man sie bekommt (Ausdruck des Meldebescheids oder Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern).

Kyrillisch und die Namen

Ein technisches Detail, das oft übersehen wird: DATEV Lohn+Gehalt speichert Namen in lateinischen Buchstaben. Kyrillische Zeichen führen zum Import-Fehler oder zu unleserlichen Zeichen auf der Lohnabrechnung.

Der Standard-Transliterationsschlüssel ist DIN 1460 für Russisch und DIN 1460:1982-04 für Ukrainisch. In der Praxis reicht meistens die im Reisepass eingetragene lateinische Schreibweise. Diese sollte im Fragebogen als eigenes Feld abgefragt werden, zusätzlich zum kyrillischen Namen für die Kommunikation.

Die Vorlage auf dieser Seite fragt bei ukrainischer oder russischer Sprachwahl automatisch nach beiden Schreibweisen. Die CSV bekommt die lateinische, die Kopie für den Mitarbeiter behält die kyrillische.

Vier Sprachen ohne Übersetzungsdienst

Die Vorlage auf dieser Seite steht in Deutsch, Englisch, Ukrainisch und Russisch bereit. Alle Feldnamen, Erklärungen, Datenschutzhinweise und der Rentenversicherungs-Befreiungsantrag sind in allen vier Sprachen verfügbar. Der Wechsel ist mit einem Klick möglich. Beim Absenden bekommt der Arbeitgeber immer die deutsche Fassung plus die vom Mitarbeiter gewählte Sprache als Extra-Anhang.