DATEV Lohn+Gehalt Import: CSV aus dem Personalfragebogen

Ein neuer Mitarbeiter tritt ein, die Daten liegen in ausgedruckten Papierbögen oder in E-Mails verstreut, und irgendwann muss jemand alles in DATEV Lohn+Gehalt eintippen. Der Weg über eine CSV-Datei ist der schnellere, weniger fehleranfällige. Hier steht, was dafür stimmen muss.

Wie DATEV die Personalstammdaten liest

DATEV Lohn+Gehalt und LODAS akzeptieren beide CSV-Dateien als Import-Quelle für neue Personalstammdaten. Der Weg heißt in Lohn+Gehalt „Datenimport" und liegt unter dem Menüpunkt „Bestand". In LODAS ist es der „Datenimport-Assistent" mit vorbereiteten Vorlagen.

Beide erwarten dieselbe Grundlogik: eine CSV mit Kopfzeile, eine Zeile pro Mitarbeiter, Semikolon als Trennzeichen. Der Zeichensatz ist entscheidend: DATEV rechnet mit Windows-1252, nicht mit UTF-8. Wer die Datei aus einem modernen Webtool exportiert und in UTF-8 abspeichert, sieht in DATEV danach kaputte Umlaute (Ä wird zu Ä und ähnliches).

Die Vorlage auf dieser Seite exportiert automatisch in Windows-1252 inklusive BOM-Erkennung. Beim Öffnen in DATEV sind Umlaute korrekt, auch bei Namen wie „Müller" oder „Größe".

Pflichtfelder, die DATEV zwingend braucht

Ohne die folgenden Felder wird die Zeile beim Import abgelehnt:

• Nachname und Vorname
• Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ
• Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Steuer-Identifikationsnummer, elfstellig
• Sozialversicherungsnummer, zwölfstellig alphanumerisch
• Steuerklasse als Zahl (1 bis 6)
• Konfession als DATEV-Code (EV, RK, XX für konfessionslos)
• IBAN und BIC
• Eintrittsdatum
• Vorgesehene wöchentliche Arbeitszeit
• Vereinbartes Gehalt oder Stundenlohn

Fehlt eines dieser Felder, meldet DATEV die Zeile als „unvollständig" und der Bearbeiter muss sie manuell nachpflegen. Das ist der häufigste Grund, warum CSV-Imports in der Praxis dann doch nicht schneller sind als das Abtippen.

Fallstricke bei Freitextfeldern

Freitextfelder sind der zweite Klassiker. DATEV toleriert eine gewisse Länge, aber:

• Namen mit Bindestrich oder mehreren Vornamen brauchen kein Sonderformat, DATEV verkraftet „Anna-Maria" und „Hans Peter".
• Adressen mit Zusatz („Hinterhof", „c/o Müller") gehören in ein eigenes Feld „Anschriftenzusatz", nicht in die Straße. Sonst kann DATEV den Straßennamen nicht sauber vom Zusatz trennen.
• Bankverbindungen: IBAN in Großbuchstaben, ohne Leerzeichen. BIC ist seit 2016 in Deutschland optional, wird aber weiter erwartet.
• Kirchensteuermerkmal: LODAS möchte zwei Buchstaben, Lohn+Gehalt denselben Wert. „RK" für katholisch, „EV" für evangelisch, „XX" für konfessionslos. „Katholisch" als Wort führt zum Fehler.

Was mit Sonderfällen wird

Ein paar Konstellationen fangen die meisten Vorlagen nicht ab. Beispiele aus der Praxis:

Auszubildende: Beim Azubi steht die Ausbildungsvergütung in einem eigenen Feld, nicht im Gehalt. Ausbildungsbeginn und voraussichtliches Ende sind Pflicht. Wenn Ihre Vorlage nur „Gehalt" abfragt, fehlen diese Felder komplett.

Minijobber: Der Stundenlohn ist Pflicht (siehe Beitrag zum Minijob), das Monatsgehalt ist nur ein Rechenergebnis. DATEV Lohn+Gehalt berechnet den Monatsbetrag aus Stundenlohn und Wochenstunden. Wenn beides in die CSV wandert, prüft DATEV auf Konsistenz und meldet Abweichungen.

Vermögenswirksame Leistungen: Der Vertragsnummer, Anbieter und IBAN des VL-Empfängers sind eigene Felder, die häufig fehlen. Der Arbeitnehmer gibt sie nur an, wenn Sie ausdrücklich danach fragen.

Der Import-Ablauf

In DATEV Lohn+Gehalt läuft der Import so:

1. Mandant öffnen, Beschäftigte auswählen
2. Menü „Bestand" → „Import" → „Personalstammdaten aus CSV"
3. Datei auswählen, Feldzuordnung bestätigen (beim ersten Mal einmalig)
4. Vorschau prüfen, Zeilen mit Meldungen bearbeiten
5. Import ausführen

In LODAS ist der Ablauf minimal anders (Assistent statt Menüpunkt), aber die Feldzuordnung ist identisch. Wer den Zuordnungsprofil einmal speichert, muss beim nächsten Mitarbeiter nur die neue Zeile importieren.

Die Vorlage auf dieser Seite

Die CSV-Ausgabe des Fragebogens ist auf DATEV-Import zugeschnitten: Windows-1252-Zeichensatz, Semikolon als Trennzeichen, alle Pflichtfelder in der erwarteten Reihenfolge, Datumsformat TT.MM.JJJJ, Kirchensteuermerkmal als Zwei-Buchstaben-Code. In den meisten Fällen lässt sich die Datei ohne Anpassungen importieren.