Personalfragebogen für Minijobber: Was wirklich rein muss

Der Personalfragebogen für Minijobs sieht auf den ersten Blick aus wie der für normale Arbeitnehmer. Beim genauen Hinsehen fehlen aber entscheidende Felder oder sie sind falsch gestellt. Dieser Beitrag geht durch die Punkte, die in einer sauberen Vorlage stehen sollten.

Der Minijob 2026: 603 Euro, gleitend nach oben

Seit 1. Januar 2026 liegt die Verdienstgrenze für Minijobs bei 603 Euro im Monat (7.236 Euro im Jahr). Sie ist an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt: 603 Euro ergeben sich aus der Formel Mindestlohn × 130 / 3, auf volle Euro aufgerundet. Der Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 Euro pro Stunde, das ergibt 602,33 und damit 603. Steigt der Mindestlohn, steigt die Minijob-Grenze mit: 2027 sind es 14,60 Euro und 633 Euro. 603 Euro entsprechen rund zehn Wochenstunden bei Mindestlohn.

Für den Personalfragebogen heißt das: Die Vorlage muss den Stundenlohn abfragen, nicht nur das Monatsgehalt. Wer nur „600 Euro pauschal“ einträgt, verletzt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz. Und die Grenze sollte im System konfigurierbar sein. Vorlagen aus 2022 mit hart einprogrammierten 450 Euro oder aus 2024 mit 538 Euro sind veraltet.

Ein Punkt, der in der Beratung oft für Erleichterung sorgt: Ein steuerfreier Sachbezug bis 50 Euro im Monat zählt nicht auf die Verdienstgrenze. Die Grenze steigt dadurch nicht auf 653 Euro. Der Sachbezug wird gar nicht erst zum Arbeitsentgelt gerechnet, solange er lohnsteuerfrei bleibt und wirklich zusätzlich zum Lohn gewährt wird (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG, § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). 603 Euro Barlohn plus Tankkarte über 50 Euro bleiben also ein Minijob.

Drei Dinge kippen das. Die Umwandlung: Wer den Barlohn von 653 auf 603 senkt und die Differenz als Gutschein gibt, hat die Zusätzlichkeit nach § 8 Abs. 4 EStG verloren. Die Freigrenze: Bei 50,01 Euro ist nicht ein Cent steuerpflichtig, sondern der ganze Betrag, und der Minijob rutscht in den Übergangsbereich. Alle Sachbezüge eines Monats zählen dabei zusammen, jeweils mit Umsatzsteuer. Und die Art des Sachbezugs: Freie Verpflegung und Unterkunft werden mit amtlichen Sachbezugswerten bewertet (§ 2 SvEV) und fallen nicht unter die 50 Euro. In der Gastronomie trifft das fast jeden Minijob.

Rentenversicherungspflicht seit 2013

Minijobber sind seit 2013 in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert. Das überrascht viele Arbeitgeber immer noch. Der Arbeitgeber zahlt pauschal 15 Prozent, der Arbeitnehmer stockt auf den vollen Rentenversicherungsbeitrag von aktuell 18,6 Prozent auf. Bei einem 603-Euro-Minijob sind das 21,71 Euro monatlich vom Netto des Minijobbers.

Die meisten Minijobber lassen sich davon befreien. Nur: die Befreiung wirkt erst ab dem Kalendermonat, in dem der Antrag beim Arbeitgeber eingeht, frühestens ab Beschäftigungsbeginn. Wer ihn erst Wochen später nachreicht, hat für die Monate davor gezahlt. Wenn der Personalfragebogen diesen Antrag nicht als eigenes Feld enthält, wird er entweder vergessen oder nachträglich per Papier eingesammelt. Beides ist Fehlerquelle Nummer eins.

Ein guter Fragebogen fragt aktiv: „Möchten Sie sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen?“ Bei Ja folgt der Antragstext nach § 6 Abs. 1b SGB VI und die digitale Unterschrift. Der Arbeitgeber bekommt beides als HTML-Anhang, druckt es aus und legt es zur Personalakte. Details dazu im Beitrag zum Befreiungsantrag.

Steuerklasse: bei Minijobs unerheblich, aber wichtig für Zweitjobs

Beim reinen Minijob interessiert die Steuerklasse den Arbeitgeber nicht. Er zieht pauschal zwei Prozent Lohnsteuer ab, fertig. Anders sieht es aus, wenn der Minijobber gleichzeitig einen Hauptjob hat. Dann kann der Arbeitgeber wählen, ob er die zwei Prozent Pauschale nutzt oder auf Steuerkarte abrechnet. Meistens bleibt er bei der Pauschale.

Der Personalfragebogen sollte daher zwei Fragen enthalten:

• Ist dies Ihre Hauptbeschäftigung?
• Bestehen daneben weitere Beschäftigungsverhältnisse?

Die zweite Frage ist rechtlich wichtig: mehrere Minijobs nebeneinander verlieren die Sozialversicherungsfreiheit, sobald die Summe über 603 Euro steigt. Der Arbeitgeber muss das wissen, sonst zahlt er im Zweifel die vollen Sozialabgaben nach.

Gesetzlich oder privat krankenversichert

Der Arbeitgeber zahlt beim Minijob pauschal 13 Prozent Krankenversicherung, aber nur wenn der Minijobber gesetzlich versichert ist. Privat Versicherte sind ausgenommen, dann entfällt der Pauschalsatz. Das steht meistens im Personalfragebogen als einfaches Feld „Krankenkasse“, oft aber ohne die Nachfrage „gesetzlich oder privat“.

Ein guter Fragebogen fragt daher explizit nach der Art der Versicherung. Bei privater Versicherung reicht ein Häkchen, keine Kassennummer. Bei gesetzlicher Versicherung wird der Name der Krankenkasse benötigt.

Was in vielen Vorlagen fehlt

In den Minijob-Bögen, die mir aus Mandantenbetrieben vorgelegt werden, fehlen fast immer diese Punkte:

• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherung als integriertes Feld mit Unterschrift, nicht als loses Beiblatt
• Kinderfreibeträge zur Bestimmung des ermäßigten Zusatzbeitrags in der Pflegeversicherung
• Nachweis der Elterneigenschaft für den ermäßigten Pflegeversicherungsbeitrag ab dem zweiten Kind
• Weitere Beschäftigungen als abgefragtes Feld, nicht als Freitextfrage
• Datenschutzeinwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG als eigene Zeile

Die Vorlage: was Sie kostenlos nutzen können

Die Vorlage „Minijob / Kurzfristig“ auf dieser Seite enthält alle oben genannten Punkte inklusive Rentenversicherungs-Befreiungsantrag mit digitaler Unterschrift. Der Fragebogen ist DATEV-kompatibel und lässt sich in vier Sprachen ausfüllen. Sie geben Ihre Firmendaten ein, wählen „Minijob“ als Vorlage und leiten den Link an den neuen Mitarbeiter weiter. Am Ende bekommen Sie die Angaben per E-Mail plus eine CSV-Datei für den Import in DATEV Lohn+Gehalt.

Die anderen beiden Vorlagen

Ein Minijobber braucht andere Felder als ein fest angestellter Mitarbeiter oder ein Azubi. Für beide gibt es eine eigene Vorlage:

• Personalfragebogen Arbeitnehmer: der Standardfall, mit allen Feldern und ihrer Begründung.
• Personalfragebogen Auszubildende: mit Ausbildungsberuf, Vertragslaufzeit und den Besonderheiten bei minderjährigen Azubis.