Personalfragebogen für Arbeitnehmer: was abgefragt wird und warum
Der Standardfall: Vollzeit, Teilzeit, befristet oder unbefristet. Einen amtlichen Vordruck für den Personalfragebogen gibt es nicht: Welche Felder darin stehen, ergibt sich aus dem, was Lohnprogramm, Finanzamt und Sozialversicherungsträger verlangen. Diese Seite geht die Felder durch und sagt bei jedem, was passiert, wenn es leer bleibt.
Die vier Angaben, an denen die erste Abrechnung hängt
Steuer-Identifikationsnummer. Elf Ziffern, einmal im Leben vergeben. Mit ihr und dem Geburtsdatum ruft der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch ab (ELStAM-Verfahren nach § 39e EStG). Fehlt die Nummer, ist der Abruf nicht möglich und es muss nach Steuerklasse VI abgerechnet werden: der höchste Abzug. Das ist ärgerlich, aber nicht endgültig: sobald die Nummer vorliegt, wird innerhalb desselben Kalenderjahres korrigiert.
Sozialversicherungsnummer. Steht im Sozialversicherungsausweis. Wer noch nie in Deutschland beschäftigt war, hat keine. Dann beantragt der Arbeitgeber sie über die Krankenkasse. In diesem Fall gehört das Feld leer und nicht geraten.
Krankenkasse. Der Arbeitnehmer wählt sie selbst. Nennt er binnen zwei Wochen nach Beginn der Versicherungspflicht keine, meldet der Arbeitgeber ihn nach § 175 Abs. 3 SGB V bei der zuletzt zuständigen Kasse an; bestand vorher keine gesetzliche Versicherung, wählt der Arbeitgeber eine aus und teilt das in Textform mit. Die Wahl liegt dann faktisch nicht mehr beim Arbeitnehmer, deshalb lohnt die Angabe im Fragebogen.
Konfession. Mitglieder steuererhebender Religionsgemeinschaften zahlen Kirchensteuer von 8 oder 9 Prozent der Lohnsteuer, direkt vom Gehalt einbehalten. Wer nicht Mitglied ist, trägt „keine“ ein, und es wird nichts einbehalten. Der Wert kommt ohnehin über ELStAM, die Angabe dient dem Abgleich.
Warum die Zahl der Kinder gefragt wird
Das wirkt neugierig, hat aber einen konkreten Grund in der Pflegeversicherung. Kinderlose ab 23 Jahren zahlen einen Beitragszuschlag von 0,6 Prozentpunkten. Eltern bekommen umgekehrt ab dem zweiten bis zum fünften Kind einen Abschlag von je 0,25 Prozentpunkten, solange die Kinder unter 25 Jahre alt sind (§ 55 SGB XI).
Bei drei Kindern unter 25 sind das 0,5 Prozentpunkte weniger vom Bruttolohn: jeden Monat, ohne Antrag, allein aufgrund der richtigen Angabe. Der Nachweis der Elterneigenschaft muss dem Arbeitgeber vorliegen, sonst darf er den Abschlag nicht ansetzen. Für die Lohnsteuer selbst sind die Kinderfreibeträge daneben ein eigenes Thema; sie kommen über ELStAM.
Erstes oder weiteres Dienstverhältnis
Diese Frage entscheidet, ob nach der individuellen Steuerklasse oder nach Klasse VI abgerechnet wird. Der Arbeitgeber muss sie vor dem ELStAM-Abruf beantworten können, weil er beim Abruf angeben muss, ob es sich um die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt. Deshalb steht sie im Fragebogen, obwohl die Steuerklasse selbst elektronisch kommt.
Sozialversicherungsrechtlich hat eine weitere Beschäftigung eigene Folgen: mehrere Beschäftigungen werden für die Beitragsbemessung zusammengerechnet, und bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen wird aufgeteilt. Ohne die Angabe rechnet jeder Arbeitgeber für sich, und die Korrektur kommt später über die Betriebsprüfung.
Was der Arbeitgeber vorab selbst einträgt
Eintrittsdatum, Stundenlohn oder Monatsgehalt, Wochenstunden, Urlaubstage, Sachbezüge: das sind keine Fragen an den Mitarbeiter, sondern Vorgaben aus dem Arbeitsvertrag. In der Vorlage hier lassen sie sich beim Erstellen des Links eintragen und erscheinen dann im Fragebogen als „vom Arbeitgeber vorgegeben“. Das erspart Rückfragen und verhindert, dass der Mitarbeiter eine Zahl einträgt, die vom Vertrag abweicht.
Was nicht in den Fragebogen gehört
Nicht alles, was interessant wäre, darf gefragt werden. Unzulässig sind Fragen nach Schwangerschaft, Familienplanung, Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit und nach Vorstrafen ohne Bezug zur Tätigkeit; nach dem AGG dürfen auch Herkunft, Religion (außer für den Kirchensteuerabzug), Behinderung ohne betrieblichen Anlass und sexuelle Identität keine Rolle spielen. Die Schwerbehinderung darf erfragt werden, weil daran Zusatzurlaub, Kündigungsschutz und die Ausgleichsabgabe hängen. Sie bleibt aber eine freiwillige Angabe.
Häufige Fragen
Muss der Arbeitnehmer die Steuerklasse selbst angeben?
Verbindlich ist die Steuerklasse aus dem ELStAM-Verfahren, die der Arbeitgeber mit Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum elektronisch abruft (§ 39e EStG). Die Angabe im Fragebogen dient dem Abgleich und der Frage, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt. Das muss der Arbeitgeber vor dem Abruf wissen.
Was passiert ohne Steuer-Identifikationsnummer?
Ohne Steuer-Identifikationsnummer kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht abrufen und muss nach Steuerklasse VI abrechnen. Das ist die ungünstigste Klasse. Sobald die Nummer vorliegt, wird der Abzug innerhalb desselben Kalenderjahres korrigiert, es geht also nichts verloren.
Warum wird nach der Zahl der Kinder gefragt?
Wegen der Pflegeversicherung. Kinderlose ab 23 Jahren zahlen einen Beitragszuschlag von 0,6 Prozentpunkten. Eltern bekommen ab dem zweiten bis zum fünften Kind einen Abschlag von je 0,25 Prozentpunkten, solange die Kinder unter 25 sind (§ 55 SGB XI). Die Zahl der Kinder verändert also unmittelbar den Nettolohn und ist dem Arbeitgeber nachzuweisen.
Was gilt, wenn der Arbeitnehmer keine Krankenkasse nennt?
Nennt der Arbeitnehmer binnen zwei Wochen nach Beginn der Versicherungspflicht keine Kasse, meldet der Arbeitgeber ihn nach § 175 Abs. 3 SGB V bei der zuletzt zuständigen Krankenkasse an. Bestand vorher keine gesetzliche Versicherung, wählt der Arbeitgeber eine wählbare Kasse aus und teilt das dem Arbeitnehmer in Textform mit.
Vorlage für Arbeitnehmer nutzen
Kostenlos, ohne Registrierung. Sie geben Firma und E-Mail ein, der Mitarbeiter bekommt einen persönlichen Link und füllt in Deutsch, Englisch, Ukrainisch oder Russisch aus. Sie bekommen alles auf Deutsch plus eine CSV für DATEV Lohn+Gehalt oder LODAS.
Personalfragebogen erstellen →Die anderen beiden Vorlagen
Ein Minijobber und ein Auszubildender brauchen andere Felder. Für beide gibt es eine eigene Vorlage:
- Personalfragebogen Minijob: mit dem Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI.
- Personalfragebogen Auszubildende: mit Ausbildungsberuf, Vertragslaufzeit und den Besonderheiten bei minderjährigen Azubis.
Beitrag von Matthias Bella, Syndikus-Steuerberater in Dormagen-Delhoven. Weitere Beiträge im Blog-Verzeichnis. Fragen zur Lohnabrechnung gerne per Mail an matthias@bella.tax.