Personalfragebogen für Auszubildende: was zusätzlich gebraucht wird
Ein Azubi ist lohnsteuerlich ein Arbeitnehmer wie jeder andere, bis zu dem Punkt, an dem das Berufsbildungsgesetz, die Kammer und bei Minderjährigen das Jugendarbeitsschutzgesetz dazukommen. Diese Seite beschreibt, was über den Standardbogen hinaus abgefragt wird und wo die Fallstricke liegen.
Zusätzlich zum Standardbogen
Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession und Bankverbindung werden genauso gebraucht wie bei jedem anderen Arbeitnehmer. Das steht auf der Seite zum Personalfragebogen für Arbeitnehmer. Vier Angaben kommen hinzu:
- Ausbildungsberuf in der offiziellen Bezeichnung. Sie steht im Ausbildungsvertrag und wird für die Meldung an die Kammer und die Sozialversicherung gebraucht.
- Beginn und voraussichtliches Ende der Ausbildung. Das Ausbildungsverhältnis ist befristet; das Enddatum steuert die Abmeldung und ist für Lohnprogramm und Kammer relevant.
- Berufsschule, sofern schon bekannt. Für die Abrechnung selbst nicht nötig, für die Personalakte und die Freistellung schon.
- Bisherige Schulbildung und Vorbeschäftigungen. Eine abgeschlossene Vorbildung kann die Ausbildungszeit verkürzen, und Vorbeschäftigungen im selben Kalenderjahr sind sozialversicherungsrechtlich zu berücksichtigen.
Sozialversicherung: voll pflichtig, ohne Ausnahme
Auszubildende sind in allen vier Zweigen versicherungspflichtig (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung), und zwar von der ersten Stunde an. Die Befreiungsmöglichkeiten, die es beim Minijob gibt, existieren hier nicht. Auch eine geringe Vergütung ändert daran nichts.
Was sich ändert, ist die Verteilung der Beitragslast. Nach § 20 Abs. 3 SGB IV trägt der Arbeitgeber die Beiträge allein, wenn das Arbeitsentgelt 325 Euro im Monat nicht übersteigt. Diese Grenze steht seit 2003 unverändert, während die Ausbildungsvergütungen deutlich gestiegen sind. In der Praxis läuft sie heute weitgehend leer und greift nur noch bei Teilzeitausbildung oder in tariflichen Sonderfällen. Wird sie durch eine Sonderzahlung wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld überschritten, trägt der Azubi für den übersteigenden Teil seinen Anteil selbst.
Mindestausbildungsvergütung 2026
Für Ausbildungsverhältnisse, die im Jahr 2026 beginnen, gelten nach § 17 Abs. 2 BBiG diese Mindestbeträge:
- 1. Ausbildungsjahr: 724 Euro monatlich
- 2. Ausbildungsjahr: 854 Euro
- 3. Ausbildungsjahr: 977 Euro
- 4. Ausbildungsjahr: 1.014 Euro
Maßgeblich ist das Jahr des Ausbildungsbeginns, nicht das laufende Kalenderjahr: wer 2025 angefangen hat, bleibt bei den Beträgen von 2025 und steigt nach deren Staffel auf. Ein Tarifvertrag, der für das Ausbildungsverhältnis gilt, darf auch darunter liegen: Die Mindestausbildungsvergütung ist gegenüber Tarifverträgen nachrangig.
Minderjährige Auszubildende
Ein erheblicher Teil der Azubis ist bei Ausbildungsbeginn noch nicht 18. Drei Dinge kommen dann dazu, und zwei davon müssen vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein.
Zustimmung der gesetzlichen Vertreter. Der Ausbildungsvertrag ist von den Erziehungsberechtigten mit zu unterschreiben. Dasselbe gilt für die Einwilligung in die Verarbeitung der Personaldaten. Bei Minderjährigen kann der Azubi sie nicht allein wirksam erteilen.
Ärztliche Erstuntersuchung. Nach § 32 JArbSchG darf ein Jugendlicher nur beschäftigt werden, wenn er innerhalb der letzten 14 Monate vor Beginn der Beschäftigung ärztlich untersucht wurde und dem Arbeitgeber eine Bescheinigung darüber vorliegt. Ohne sie darf der Azubi am ersten Tag nicht anfangen. Die Untersuchung ist für die Familie kostenlos, der Berechtigungsschein kommt von der Gemeinde.
Jugendarbeitsschutz im Alltag. Beschränkte tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, grundsätzlich keine Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, längere Pausen, zusätzlicher Urlaub je nach Alter. Das betrifft nicht den Fragebogen, aber die Dienstplanung ab Tag eins. Deshalb sollte das Geburtsdatum nicht erst in der Lohnbuchhaltung auffallen.
Was nicht in den Fragebogen gehört
Der Ausbildungsvertrag selbst ist beim zuständigen Organ der Berufsbildung (Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer oder der entsprechenden Kammer) in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eintragen zu lassen. Das ist ein eigener Vorgang und wird durch einen ausgefüllten Personalfragebogen nicht ersetzt. Ebenso wenig ersetzt der Fragebogen die Prüfung des Aufenthaltstitels bei ausländischen Azubis oder die Vorlage des Ausbildungsvertrags.
Häufige Fragen
Sind Auszubildende sozialversicherungspflichtig?
Ja, in allen vier Zweigen: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, von der ersten Stunde an. Anders als beim Minijob gibt es keine Befreiungsmöglichkeit und keine Geringfügigkeitsgrenze, an der die Beitragspflicht endet.
Was besagt die Geringverdienergrenze von 325 Euro?
Nach § 20 Abs. 3 SGB IV trägt der Arbeitgeber die gesamten Sozialversicherungsbeiträge allein, wenn das Arbeitsentgelt eines Auszubildenden 325 Euro im Monat nicht übersteigt. Die Grenze steht seit 2003 unverändert, während die Ausbildungsvergütungen deutlich gestiegen sind. Sie greift deshalb praktisch nur noch bei Teilzeitausbildung oder in tariflichen Sonderfällen.
Wie hoch ist die Mindestausbildungsvergütung 2026?
Für Ausbildungen, die 2026 beginnen, beträgt die Mindestausbildungsvergütung nach § 17 Abs. 2 BBiG im ersten Ausbildungsjahr 724 Euro monatlich, im zweiten 854 Euro, im dritten 977 Euro und im vierten 1.014 Euro. Maßgeblich ist das Jahr des Ausbildungsbeginns: wer 2025 angefangen hat, behält die Beträge von 2025. Tarifverträge dürfen darunter liegen, wenn sie für das Ausbildungsverhältnis gelten.
Was ist bei minderjährigen Auszubildenden zusätzlich nötig?
Der Ausbildungsvertrag ist von den gesetzlichen Vertretern mit zu unterschreiben. Vor Beginn der Beschäftigung muss eine ärztliche Erstuntersuchung nach § 32 JArbSchG vorliegen; die Bescheinigung darf bei Arbeitsantritt nicht älter als 14 Monate sein. Dazu kommen die Beschränkungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes bei Arbeitszeit, Nacht- und Wochenendarbeit.
Vorlage für Auszubildende nutzen
Kostenlos, ohne Registrierung. Der Azubi füllt in Deutsch, Englisch, Ukrainisch oder Russisch aus. Bei minderjährigen Azubis ist das oft der Punkt, an dem die Eltern mitlesen. Sie bekommen alles auf Deutsch plus eine CSV für DATEV Lohn+Gehalt oder LODAS.
Personalfragebogen erstellen →Die anderen beiden Vorlagen
- Personalfragebogen Arbeitnehmer: der Standardfall, mit allen Feldern und ihrer Begründung.
- Personalfragebogen Minijob: mit dem Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI.
Beitrag von Matthias Bella, Syndikus-Steuerberater in Dormagen-Delhoven. Weitere Beiträge im Blog-Verzeichnis. Fragen zur Abrechnung von Auszubildenden gerne per Mail an matthias@bella.tax.